Mengapa HRD Harus Beralih Menggunakan Aplikasi Absensi Online? Berikut Ulasannya

Perusahaan yang mempunyai banyak karyawan tentu saja memerlukan usaha yang lebih besar guna mengontrol semua karyawannya. Mulai dari karyawan yang ingin mengambil cuti, tingkat ketepatan kehadiran, dan sebagainya. Oleh karena itu, sangat disarankan bagi perusahaan untuk menggunakan aplikasi untuk absen online berbasis web dan mobile.

6 Alasan Utama Mengapa Perusahaan Perlu Memakai Aplikasi Absensi Berbasis Web dan Mobile 

1. Kecepatan dan Keakuratan Data

Data kehadiran untuk tanggal atau hari tertentu bisa diakses tanpa adanya perubahan dikarenakan terdapat sistem kunci pada setiap harinya. Dengan begitu, apabila pimpinan perusahaan berniat melihat jumlah dari kehadiran karyawan di hari itu. Anda dapat mengaksesnya di waktu itu juga tanpa perlu menunggu selesainya jam kantor.

Termasuk pula data mengenai siapa yang cuti, sakit, dan izin. Dikarenakan setiap karyawan pun bisa mengajukan izin yang bersifat mendadak, seperti ketika kecelakaan atau sakit melalui aplikasi yang satu ini. Dengan demikian, informasi izin sakit tersebut bisa diketahui oleh perusahaan pada hari itu juga.

2. Hanya Bermodalkan Koneksi Internet dan Smartphone

Alasan selanjutnya Anda harus menggunakan aplikasi untuk absen online yaitu karena cukup dengan bermodalkan koneksi internet dan smartphone saja. Dikarenakan aplikasi tersebut akan dimiliki oleh seluruh karyawan di dalam perangkat masing-masing, maka perusahaan hanya perlu memberikan jaringan internet maupun wifi saja.

Hanya menggunakan koneksi internet saja, baik tim HR maupun karyawan bisa mengakses aplikasi ini dimana saja dan kapan saja. Anda pun bisa membuka laporan tentang kehadiran kapan saja ketika pimpinan perusahaan membutuhkannya. Untuk fasilitas wifi sendiri sebetulnya telah ada di hampir seluruh perusahaan.

3. Analisa Kinerja Karyawan

Apabila menggunakan aplikasi untuk absen online pastinya data absensi yang terbilang akurat, maka Anda akan semakin mudah dalam memonitor kinerja karyawan. Tentu saja hal ini juga memudahkan Anda saat ingin melaksanakan proses evaluasi kerja. Data absensi yang telah direkam dan lengkap dengan waktu kehadirannya bisa direkap langsung tanpa harus menunggu.

Sehingga, evaluasi kinerja karyawan dapat Anda lakukan melalui analisis di pola-pola dari kehadiran karyawan yang dihubungkan dengan kondisi dan juga situasi alam dan sosial yang memang sedang terjadi. Misalnya saja seperti pengaruh isu politik atau bencana banjir, dan lain sebagainya.

4. Mengurangi Biaya Mesin Fingerprint

Di dalam satu perusahaan induk yang mempunyai jumlah karyawan hingga puluhan atau bahkan hingga ratusan, tentunya akan memerlukan lebih dari satu titik guna meletakkan mesin fingerprint. Belum lagi apabila terjadi penumpukan dari kehadiran karyawan pada pintu masuk ke perusahaan. Tentu saja hal ini biaya mengakibatkan biaya pengeluaran bisa membengkak.

Belum lagi nantinya pasti akan ada biaya untuk perawatan mesin. Nah, dengan aplikasi untuk absen online ini dapat meminimalisir hal tersebut. Pasalnya, biaya-biaya itu bisa dikurangi sebab setiap karyawannya bisa melakukan absensi memakai smartphone masing-masing.

5. Meningkatkan Kinerja Karyawan

Perusahaan yang bergerak dalam bidang konstruksi tentu sering melakukan pekerjaan lapangan yang akan terbantu sekali dengan hadirnya aplikasi tersebut. Dikarenakan kemungkinannya besar daerah tempat bekerja atau tempat proyek mempunyai jarak yang terbilang jauh dari perusahaan induk. Apalagi jika letaknya ada di kawasan yang memiliki tingkat kemacetan tinggi.

Apabila memakai absensi fingerprint yang mewajibkan setiap karyawannya datang ke perusahaan terlebih dahulu pastinya akan mengurangi kinerja dari karyawan itu sendiri. Jika menggunakan aplikasi, maka waktu yang dikeluarkan tersebut tak akan terbuang secara sia-sia sebab karyawan bisa melakukan absensi dengan tanpa wajib datang ke perusahaan.

Terlebih lagi, saat ini perusahaan selalu dituntut untuk unggul dalam persaingan dunia bisnis yang cukup kompetitif. Berusaha menjadi perusahaan yang dinamis tetapi tetap inovatis merupakan cara yang tepat untuk dilakukan supaya tidak tertinggal.

Anda bisa memperhatikan tentang betapa dinamisnya perusahaan sekarang ini untuk menyesuaikan situasi global dan perkembangan era digital untuk tetap produktif. Telah banyak dijumpai perusahaan yang mulai untuk menerapkan kebijakan work from home, flexible working hour, sampai remote working. Hal tersebut tentu saja tidak pernah terbayangkan sebelumnya di pikiran kebanyakan orang.

Sebab, selama ini karyawan dan perusahaan terbiasa oleh ritme bekerja di perkantoran nine to five. Nah, kebijakan tersebut memberikan keleluasaan kepada karyawan untuk bisa bekerja dari mana saja di waktu yang sudah ditentukan. Demi menyesuaikan kebijakan itu, maka perusahaan akan sangat terbantu dengan adanya aplikasi absensi secara mudah yang bisa dilakukan secara online.

6. Mengurangi Potensi Kecurangan

Absensi online mempunyai data realtime yang berarti saat karyawan melakukan absensi, pada menit itu pun akan direkam dalam aplikasi. Potensi kecurangan lainnya yang dapat dihindari menggunakan absensi web atau mobile ini yaitu titip absen. Masing-masing karyawan punya akun dan kata sandi sendiri sehingga tidak akan mungkin bila akun itu dipakai atau diisikan oleh orang lain.

Selain itu, terdapat beberapa aplikasi untuk absen online yang sudah memakai sistem bernama geotagging. Sistem tersebut mampu merekam data sepeti pengambilan foto, titik lokasi, jam, dan lain sebagainya. Dengan begitu, karyawan tidak bisa memanipulasi data secara mudah. Hal tersebut pasti mengurangi kecurangan dalam absensi karyawan.

Seberapa Penting Adanya Sistem Absensi Karyawan Dalam Perusahaan

1. Sebagai Dasar Perhitungan Gaji Karyawan

Absensi dari karyawan tentunya memiliki pengaruh pada jumlah bonus dan upah yang karyawan terima. Untuk itu, diperlukan sistem absensi secara akurat supaya tidak terdapat kesalahan perhitungan yang diakibatkan oleh human error ketika rekap jumlah kehadiran serta risiko data yang hilang. Sekarang ini telah banyak sistem absensi yang juga terintegrasi oleh penggajian karyawannya.

2. Untuk Merekam Kehadiran Karyawan

Sistem absensi dibutuhkan guna merekam data kehadiran karyawan perusahaan. Sistem absensi yang benar akan memudahkan HR untuk melakukan rekap data sekaligus melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawannya. Selain itu, juga bisa dipakai untuk mencegah karyawan melakukan kecurangan absensi.  Lebih efisien lagi jika menggunakan aplikasi untuk absen online.

3. Sebagai Dasar Pertimbangan Izin Cuti Karyawan

Dengan adanya sistem absensi karyawan di dalam perusahaan, maka HR dapat melihat jumlah kehadiran dari karyawan di setiap tahunnya. Selain itu, HR juga dapat mengetahui berapa banyak jumlah cuti yang telah diajukan oleh karyawannya guna menghitung sisa jumlah cutinya. Hal tersebut akan berguna untuk mengelola pemberian izin untuk cuti khususnya ketika memasuki musimnya cuti karyawan.

Itulah beberapa hal tentang aplikasi untuk absen online yang kini kerap dimanfaatkan. Ciptakanlah kenyamanan untuk perusahaan Anda maupun karyawan yang bekerja dengan memanfaatkan aplikasi Talante by Mekari. Menariknya, aplikasi ini telah memakai teknologi automasi software payroll serta managemen HR yang berbasisi cloud.

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Aplikasi HRD biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Talenta by Mekari:

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya

  • Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
  • Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
  • Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.com. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.